档案分类方案、文件材料归档范围和文书档案保管期限表三合一制度

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县自然资源局档案分类方案

县自然资源局文件材料归档范围

县自然资源局文书档案保管期限表

县自然资源局档案分类方案

XX县自然资源局的档案分为文书档案（WS）、会计档案（KU）、人事档案（RS）、照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（LX）、实物档案（SW）等，并分别按照相关规定进行规范整理。

一、文书档案

文书档案包括XX县自然资源局产生、收集的所有文件材料，按照《归档文件整理规则》和《XX省档案工作规范化管理实施办法》以件为单位进行整理，由局综合办公室负责做好每年文书档案归档工作。

1.文书档案按照二级分类（机构）进行整理，每年度的档案从1开始组件，按顺序排列。

2.档号编制要求。

采用“年度—保管期限”方法进行二级分类，档号结构为：全宗号－档案门类代码•年度－保管期限－件号。上、下位之间用“－”连接，同一级代码之间用“•”隔开。

如：014－WS•2023－永久－0001。

二、会计档案

按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》进行整理，由局财务股负责做好每年会计档案归档工作。

三、人事档案

按照《干部人事档案工作条例》进行整理，按照一人一卷进行整理，动态管理。每年产生的需归档材料，由局人教股按照相关要求存入人事档案中。

四、照片档案

照片档案包括实体照片和数码照片，主要包括XX县自然资源局重大活动照片、XX县自然资源局领导活动照片，由局综合办公室负责。

（一）实体照片整理

1.实体照片整理应符合《照片档案管理规范》要求，一般以“张”为单位整理。

2.照片号编制要求。照片号由全宗号、档案门类代码（ZP）、年度、保管期限、册号、张号组成。照片号结构为“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—册号—张号（保管期限代码分别用”Y、党30、党10“对应代表永久、30年、10年）”，如：2－ZP·2023－Y－0001－0001。

（二）数码照片整理

1.数码照片整理应符合《数码照片归档与管理规范》要求，归档的数码照片应采用JPEG格式。

2.数码照片文件采用“全宗号－保管期限代码－年度－照片编号－张号·扩展名”格式命名，如：014－YJ－2023－0001－0001.jpg。

五、录音档案

录音档案主要包括XX县自然资源局领导参加重大活动、重要会议的讲话录音，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用WAVE格式存储，由局办公室负责；档号结构为“全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用”Y、党30、党10“对应代表永久、30年、10年）”，如：014－LY·2023－Y－0001.WAV。

六、录像档案

录像档案主要包括XX县自然资源局重大活动录像，XX县自然资源局领导参加重大活动、重要会议录像等，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用AVI格式存储，由局综合办公室负责；档号结构为“全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用”Y、党30、党10“对应代表永久、30年、10年）”，如：014－LX·2023－Y－0001.AVI。

七、实物档案

实物主要包括XX县自然资源局获得的各种奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、印章、题词、公务礼品等，按照《实物档案整理规则》《实物档案归档范围及整理方法步骤》《印章档案整理规则》案件进行整理，由局综合办公室负责；档号结构为“由全宗号－档案门类代码（SW）·年度－保管期限代码－件号组成（保管期限代码分别用”Y、党30、党10“对应代表永久、30年、10年）”，如：2－SW·2023－Y－0001。

有专业档案的还应该分专业档案，专业档案归档范围、保管期限、分类方案、整理办法以各行业档案标准要求为准，没用行业标准的参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822—2008）进行整理。

局下属单位及其他部门档案分类管理可参照执行。

XX县自然资源局文件材料归档范围

第一条  文件材料是指XX县自然资源局在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第二条  文件材料归档范围是：

（一）反映XX县自然资源局主要职能活动和基本历史面貌的，对XX县自然资源局工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）XX县自然资源局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）XX县自然资源局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对XX县自然资源局工作具有查考价值的文件材料。

第三条  文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需XX县自然资源局办理的文件材料，任免、奖惩非XX县自然资源局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）XX县自然资源局文件材料中的重份文件；无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，XX县自然资源局内部互相抄送的文件材料，XX县自然资源局负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第四条  凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向XX县自然资源局移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第五条  机关文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。

第六条  永久保管的文书档案主要包括：

（一）XX县自然资源局领导的讲话稿、批示件、调研报告、签批件及其他重要文件材料。

（二）XX县自然资源局制定的法规政策性文件材料；

（三）XX县自然资源局召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；